|
|
Лист №01-12/о-358 від 19.02.2010р.
|
[ Викачати з сервера (55.5 Kb)
]
| 19.02.2010, 10:29 |
| Управління освіти виконавчого комітету Кременчуцької міської ради протягом березня 2010р. здійснюватиме контроль ведення журналів вхідного-вихідного листування, номенклатури справ підпорядкованих навчальних закладів. Надсилаємо для керівництва в роботі наступні методичні рекомендації. Методичні рекомендації щодо використання примірної номенклатури справ загальноосвітньої школи (школи-гімназії) Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створених у діловодстві загальноосвітньої школи (школи-гімназії) оформлений у встановленому порядку із зазначенням їх строків зберігання. Вона є обов’язковим для кожної загальноосвітньої школи (школи-гімназії) докумен-том, що складається для встановлення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документа за його змістом та видом, відбору документів для знищення. Номенклатура справ складається щорічно, затверджується керівником і подається на погодження ЕПК Державного архіву Полтавської області, архівного відділу райдержадміністрації чи міської ради. При її розробці необхідно керуватися Примірною інструкцією з діловодства в міністерствах, інших центральних органах державної влади, Уряді Автономної республіки Крим, місцевих органах державної виконавчої влади та місцевого самоврядування, затвердженим статутом навчального закладу, типовою структурою та штатами, типовими й відомчим (галузевим) переліками документів із зазначенням строків їхнього зберігання, переліками документів, котрі підлягають прийому на державне зберігання,індивідуальними номенклатурами справ загальноосвітніх шкіл (школи-гімназії), схемами класифікації та галузевими табелями документів, архівними описами справ та методичними посібниками з експертизи цінності документів, посадовими інструкціями, наказами керівника з основної діяльності. Особливо необхідно звернути увагу, що структура зазначених навчальних закладів не є типовою, вони не мають структурних підрозділів. Кожна загальноосвітня школа (школа-гімназія) має штатний розпис відповідно до своїх потреб, тому запропонована примірна номенклату-расправ має змішану схему побудови, в основі якої - структура та функці-онально - виробничі напрямки діяльності загальноосвітньої школи (школи-гімназії). Вона складається з 6 розділів. Схема побудови примірної номенклатури справ 01. Розпорядча діяльність. Керівництво*_ _* 02* * Навчально-виховна та науково-методична робота*__* 03. Кадрове забезпечення*_ _* 04.Фінансово-господарська діяльність*__* 05. Комісія із загальнообов’язкового державного соціального страхування 06. Профспілкова організація*_ _* Примірна номенклатура справ має рекомендаційний характер. Вона є методичним посібником для складання індивідуальної номенклатури справ конкретноїзагальноосвітньої школи (школи-гімназії). Розроблена на підставі вивчення функцій, напрямків діяльності та ведення діловодства Россошанської загально - освітньої школи I-III ступеня, Решетилівської гімназії ім. О.І. та Полтавського ліцею №1 ім. Котляревського .** * * Строки зберігання документів в примірній номенклатурі справ визначено за "Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням термінів зберігання документів", затвердженим наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 року № 41 і зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 17 вересня 1998 року за № 576/3016 (далі - Перелік) та додатковою частиною 3 - "Документи, що створюються в управлінській діяльності", - введеною наказом Державного комітету архівів України від 26 листопада 2001 року № 93 ( далі - Доповнення до Переліку), Змінами до Переліку затвердженими наказом Державного комітету архівів України від 25 березня 2008 року № 52, зареєстрований у Міністерстві юстиції України від 15 квітня 2008 року за № 306/14997, "Перечня документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций, предприятий системы просвещения"(далі Перелік Міністерства освіти), Москва, 1981. ** При складанні індивідуальної номенклатури справ загальноосвітньої школи (школи-гімназії) слід дотримуватись таких вимог: 1. Індивідуальну номенклатуру справ необхідно складати відповідно до затвердженого штатного розпису і вносити лише справи, що фактично відкладаються в діловодстві. До індивідуальної номенклатури справ необхідно включати також заголовки справ, не передбачені примірною номенклатурою. 2. Назви справ, наведені в рекомендованій номенклатурі, при складанні індивідуальної номенклатури конкретизуються та уточнюються. Заголовок повинен стисло та в узагальненому вигляді розкривати основний зміст і склад документів справи. Вид справи (журнал, книга) або види документів у справі (протоколи, накази, звіт, листування) вказуються на початку заголовку. Елементи заголовку справи у номенклатурі розташовуються у такій послідовності: - назва виду справи (журнал) або видів документів (накази, листування); - автор документа (назва організації, її структурного підрозділу або прізвище особи); - кореспондент або адресат (назва організації, від якої одержані, або якій направлені документи); - короткий зміст документів справи; - назва місцевості (території), з якою пов'язаний зміст документів справи; - дати (період), яких стосуються документи справи; - вказівки на копійність документів справи. У заголовках справ, котрі містять документи з одного питання але не пов'язані послідовністю ведення діловодства, вживається термін "документи" (у значенні "вид справи"). Основні різновиди документів, згрупованих у справі, вказуються наприкінці заголовку в дужках. У заголовках справ, котрі містять листування, вказується, ким та з якого питання воно ведеться. У заголовках справ із статистичними звітами зазначається їх форма і назва. 3. Залежно від кількості документів, що створюються в навчальному закладі та строків їх зберігання, в індивідуальній номенклатурі справ можливе об’єднання або розмежування справ, зазначених у примірній номенклатурі. 4. При складанні індивідуальної номенклатури справ строки зберігання справ, що зазначені в примірній номенклатурі, можуть переноситись до індивідуальної. Для документів, не передбачених примірною номенклатурою, строки зберігання встановлюються відповідно до зазначених Переліків. 5. У разі потреби строки зберігання деяких справ можуть бути збільшені за рішенням експертної комісії (ЕК) щодо використання примірної номенклатури справ загальноосвітньої школи (школи-гімназії). 6. Строк зберігання "доки не мине потреба" означає, що документація має тривале практичне значення. Строк її зберігання визначається самим навчальним закладом , але не може бути менше одного року. 7. При складанні індивідуальної номенклатури справ враховуються всі відмітки, зазначені в графі "Примітка" примірної номенклатури або Переліках. 8. Оформлюється індивідуальна номенклатура справ відповідно до вимог чинних нормативно-правових актів з організації діловодства та архівної справи. |
|
Категорія: ІНШІ ДОКУМЕНТИ | Додав: redaktor
|
| Переглядів: 2547 | Завантажень: 599
| Рейтинг: 1.5/4 |
|
|
